Arbeitszeiterfassung per App: Die besten Lösungen 2026 im Vergleich

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 muss jeder Betrieb in Deutschland die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 wird die elektronische Erfassung mittelfristig zur Pflicht machen. Damit wird die Wahl der richtigen App zur zentralen Frage – nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern weil digitale Erfassung Überstunden transparent macht und die Lohnabrechnung beschleunigt. Dieser Vergleich bewertet zehn Lösungen nach Erfassungswegen, Preis, Rechtskonformität und Nutzerbewertungen.

Die 10 besten Apps zur Arbeitszeiterfassung im Ranking

Bewertet nach Funktionsumfang, Preis-Leistung, mobiler Erfassung, Rechtskonformität nach Arbeitszeitgesetz und den Bewertungen auf Capterra und OMR Reviews (Stand 18. Juli 2026).

1. Aplano Testsieger 2026

   Geeignet für: Kleinbetriebe bis Enterprise mit Schicht- oder Teamarbeit

   Aplano kombiniert Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung in einer Oberfläche und deckt alle praxisrelevanten Erfassungswege ab: Weberfassung, Stempeln per App und eine Stempeluhr-Station am Tablet mit RFID oder Fingerabdruck. Überstunden und Arbeitszeitkonten laufen automatisch mit, und das System warnt bei Verstößen gegen die Pausen- und Ruhezeiten des Arbeitszeitgesetzes. Der Einstiegspreis ist der niedrigste im Vergleich, die Verträge sind monatlich kündbar.

   Preis: ab 0,50 €/MA (Zeiterfassung ab 4,50 €) · Test: 14 Tage Vollversion
   Erfassung: App, Browser, Tablet-Terminal (RFID/Fingerprint), Geofencing
   Bewertungen: Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206) · trusted.de 1,2

   Zu beachten: Zeiterfassung, Auto-Planung und API sind erst im Pro-Tarif (4,50 €/MA) enthalten.

2. Clockodo

   Geeignet für: Agenturen, Dienstleister und Büroteams mit Projektabrechnung

   Der deutsche Klassiker aus Unna ist auf Arbeits- und Projektzeiterfassung spezialisiert und die meistbewertete Lösung im Feld. Der Report-Builder und die Anbindung an Rechnungstools wie lexoffice und sevDesk werden durchgängig gelobt. Für Betriebe ohne Schichtplanung, die Zeiten sauber dokumentieren und Projekte abrechnen wollen, ist Clockodo die naheliegende Wahl.

   Preis: ab 4 €/MA (Basic), Projektzeit ab 8 € · Test: 14 Tage + Gratis-Tarif (1 Nutzer)
   Erfassung: App, Browser, Stempeluhr im Browser
   Bewertungen: OMR 4,7/5 (960) · Capterra 4,6/5 (28)

   Zu beachten: Keine Schicht- oder Dienstplanung; kein vollwertiges HR-Modul.

3. Connecteam

   Geeignet für: Kleinstteams und international aufgestellte Firmen

   Die israelisch-amerikanische All-in-One-App bündelt Zeiterfassung, Aufgaben und Mitarbeiter­kommunikation. Der Gratis-Plan für bis zu zehn Nutzer ist ungewöhnlich großzügig, die mobile Erfassung mit GPS ausgereift. Im deutschen Markt ist die Verbreitung aber noch gering.

   Preis: Gratis bis 10 Nutzer, danach ab 29 USD/Monat (bis 30 Nutzer) · Test: Gratis-Plan + 14 Tage Test
   Erfassung: App (GPS), Kiosk-Modus auf Tablet
   Bewertungen: Capterra 4,6/5 (weltweit) · auf OMR bislang ohne Profil

   Zu beachten: Abrechnung in US-Dollar, überwiegend englischer Support, keine deutschsprachige Review-Basis.

4. TimeTac

   Geeignet für: Mittelstand und Produktion mit Terminal-Bedarf

   Die österreichische Plattform lässt sich modular aus Arbeitszeit-, Projektzeit- und Urlaubsmodulen zusammenstellen und bietet als eine der wenigen Lösungen mietbare Stempel-Terminals. Das macht sie auch für Produktion und stationäre Teams interessant.

   Preis: 19,50 €/Monat Grundgebühr + ab 5,20 €/MA (Arbeitszeit) · Test: 30 Tage Test
   Erfassung: App, Browser, virtuelle & mietbare Hardware-Terminals
   Bewertungen: OMR 4,6/5 (155) · Capterra 4,7/5 (27)

   Zu beachten: Fixe Grundgebühr plus Modulpreise verteuern kleine Teams; die Administration gilt als überladen.

5. Factorial

   Geeignet für: Wachsende Unternehmen, die ihr komplettes HR digitalisieren

   Die spanische HR-Suite bildet Zeiterfassung, Abwesenheiten, Personalakte und Recruiting in einem System ab. Sinnvoll, wenn nicht nur die Zeiterfassung, sondern die gesamte Personalverwaltung digitalisiert werden soll.

   Preis: ab ~8 €/MA (faktisch ~99 €/Monat Minimum) · Test: Test 7–14 Tage
   Erfassung: App, Browser
   Bewertungen: OMR & Capterra solide (Werte je Portal unterschiedlich)

   Zu beachten: Faktisches Mindestvolumen von rund 1.200 €/Jahr; für reine Zeiterfassung überdimensioniert.

6. timr

   Geeignet für: Teams mit Außendienst, Montage und Fahrtdokumentation

   Das mobile-first-Tool aus Österreich vereint Arbeitszeit-, Projektzeit- und ein digitales Fahrtenbuch in einer App mit Offline-Modus. Für Servicetechniker, Monteure und Baustellen, wo unterwegs gestempelt und gefahren wird, ist das eine seltene Kombination.

   Preis: ab 8 €/MA (7,20 € jährlich) zzgl. Accountgebühr · Test: 14 Tage + Gratis-Tarif (1 Nutzer)
   Erfassung: App mit Offline-Modus & GPS, Browser
   Bewertungen: OMR 4,7/5 (186) · Capterra 4,2/5 (6)

   Zu beachten: Zusätzliche Accountgebühr wird nicht transparent ausgewiesen; Oberfläche wirkt teils veraltet.

7. Planday

   Geeignet für: Schichtbetriebe im Handel und Gastgewerbe

   Die dänische Software (Teil der Xero-Gruppe) verbindet Schichtplanung mit einfacher Zeiterfassung und Lohnberichten. Für Schichtbetriebe, die beides in einem Werkzeug wollen, ist Planday etabliert und ausgereift.

   Preis: Starter 2,99 €/MA · Plus 4,99 € + 25 €/Monat · Test: 30 Tage Test
   Erfassung: App, Browser
   Bewertungen: Capterra-Teilnote Support 4,5 · solide Portalwerte

   Zu beachten: Im Plus-Tarif kommt zur Pro-Kopf-Gebühr eine feste Monatsgebühr hinzu; Einstieg dadurch teurer.

8. Timebutler

   Geeignet für: Kleine Betriebe mit Fokus auf Urlaub und Anwesenheit

   Die deutsche Web-Anwendung bündelt Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalakte zum Festpreis nach Nutzerstaffel. Für kleine Teams mit einfachen Anforderungen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis stark.

   Preis: Flatrate 29,95 €/Monat (bis 5), 59,95 € (6–35) · Test: 6 Wochen Test
   Erfassung: Browser (keine native App)
   Bewertungen: OMR 4,5/5 (61)

   Zu beachten: Keine dedizierte Mobile-App; Oberfläche nüchtern, kein Projektcontrolling.

9. Papershift

   Geeignet für: Mittelgroße Betriebe mit umfangreichen Planungsanforderungen

   Die Karlsruher Software deckt Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten breit ab und ist seit 2015 am Markt. Funktional umfangreich, jedoch verteuert das obligatorische Support-Paket den Einstieg, und die verpflichtende Grundgebühr macht kleine Teams pro Kopf teuer.

   Preis: ab ~6 €/MA + Support-Paket ab 39 €/Monat · Test: 14 Tage Test
   Erfassung: App, Browser, Terminal
   Bewertungen: Capterra & OMR solide · App-Score 4,0

   Zu beachten: Support-Paket ist Pflicht; Bestandskunden berichten von Preis- und Vertragsärger, App schwächer als Web.

10. Toggl Track

    Geeignet für: Freelancer, Kreative und internationale Projektteams

    Der estnische Projekt-Timer ist für sekundenschnelles Tracking und Reporting gemacht und hat die größte Review-Basis im Feld. Für die gesetzeskonforme Anwesenheitserfassung nach deutschem Recht ist Toggl allerdings nicht ausgelegt.

    Preis: Free bis 5 Nutzer · Starter ab 9 USD/MA · Test: Gratis-Plan + 30 Tage Premium
    Erfassung: App, Browser-Extension, Desktop
    Bewertungen: Capterra 4,7/5 (2.587) · OMR 4,5/5 (37)

    Zu beachten: Nur englische Oberfläche, keine Urlaubs-/Pausenlogik nach Arbeitszeitgesetz.

Vergleichstabelle auf einen Blick

Testsieger Aplano im Kurzporträt

Aplano ist eine Cloud-Software aus Deutschland für Dienstplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiter­kommunikation. Für die Arbeitszeiterfassung deckt das Tool alle gängigen Erfassungswege ab: Weberfassung am Rechner, Stempeln per iOS-/Android-App sowie eine Stempeluhr-Station am Tablet (mit RFID-Chip oder Fingerprint). Optionales Geofencing prüft beim Stempeln standortgenau, ob sich die Person am Arbeitsort befindet. Das System berechnet Überstunden und Arbeitszeitkonten automatisch und weist auf Konflikte mit den Pausen- und Ruhezeitregeln des Arbeitszeitgesetzes hin. Der Einstieg beginnt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat (Tarif Core), die Zeiterfassung ist ab dem Pro-Tarif für 4,50 € enthalten; 14 Tage lassen sich alle Funktionen kostenlos und ohne Kreditkarte testen (Stand Juli 2026, Quelle: aplano.de). Auf den Bewertungs­portalen erreicht Aplano 4,8 von 5 Punkten bei Capterra (113 Bewertungen) und 4,7 von 5 bei OMR Reviews (206 Bewertungen), wo das Tool im dritten Quartal 2026 als „Leader" der Kategorie Dienstplanung geführt wird.

Zum Testsieger: Aplano ausführlich im Test →

Arbeitszeiterfassung in Deutschland: die wichtigsten Zahlen 2026

Quelle: Bitkom-Befragung, 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, veröffentlicht 06/2025.

Die Zahlen zeigen zweierlei. Erstens: Fast jedes dritte erfassende Unternehmen arbeitet noch mit Excel (16 %) oder Papier (13 %) – genau diese Betriebe müsste die geplante elektronische Erfassungspflicht zur Umstellung bewegen. Zweitens: Die Smartphone-App ist mit 18 % bereits die zweithäufigste Einzelmethode und wächst laut Bitkom weiter, weil sie Homeoffice, Außendienst und Schichtbetrieb gleichermaßen abdeckt. Bemerkenswert ist auch das Stimmungsbild derselben Befragung: 44 % der Unternehmen führten die Erfassung erst nach dem BAG-Beschluss von 2022 ein, und 41 % berichten, dass Beschäftigte die Erfassung als Kontrolle empfinden. Wer eine App einführt, sollte deshalb früh erklären, dass die Erfassung vor allem den Beschäftigten nützt – als Nachweis für Überstunden und Grundlage fairer Abrechnung.

Auswahlkriterien: Worauf es bei einer Zeiterfassungs-App ankommt

• Erfassungswege: Je nach Betrieb sind App, Weberfassung, Tablet-Terminal oder Geofencing gefragt. Wichtig ist, dass Beschäftigte ohne Firmenhandy nicht ausgeschlossen werden.
• Rechtskonformität: Die App sollte Beginn, Ende und Dauer sauber dokumentieren, Pausen- und Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz berücksichtigen und Daten mindestens zwei Jahre revisionssicher aufbewahren.
• Überstunden & Arbeitszeitkonten: Automatische Berechnung von Mehrarbeit, Zuschlägen und Gleitzeitsalden spart die meiste manuelle Arbeit.
• Auswertungen & Export: Berichte und Exportformate für die Lohnabrechnung sollten ohne Umwege nutzbar sein.
• Datenschutz: Kein dauerhaftes GPS-Tracking, transparente Verarbeitung, Einsichtsrecht der Beschäftigten – und Mitbestimmung des Betriebsrats von Anfang an.
• Preis & Vertragsmodell: Pro-Kopf-Preise, Grundgebühren und Mindestlaufzeiten unterscheiden sich stark. Monatlich kündbare Modelle ohne Grundgebühr sind für kleine Teams am fairsten.

Was kostet eine Arbeitszeiterfassungs-App?

Entscheidend ist die Rechnung auf Teamgröße und Jahresbasis, denn Grundgebühren verschieben das Bild deutlich. Ein Betrieb mit zehn Beschäftigten zahlt bei Aplano Pro inklusive Zeiterfassung 45 € im Monat, also 540 € im Jahr. Bei TimeTac sind es durch die Grundgebühr 71,50 € monatlich (858 € jährlich), bei timr 80 € (960 € jährlich). Die folgende Tabelle rechnet die Einstiegspreise für zwei typische Teamgrößen durch:

Eigene Berechnung aus den Listenpreisen der Anbieter (Stand Juli 2026); Funktionsumfang der Einstiegstarife unterscheidet sich. Details und Bewertungen im großen Vergleich.

Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe

Zwei Gruppen von Kleinbetrieben sollten dennoch nicht auf Papier setzen. Erstens Betriebe in den elf Branchen des § 2a Schwarzarbeitsgesetzes – darunter Bau, Gastgewerbe, Gebäudereinigung und seit Januar 2026 auch das Friseur- und Kosmetikgewerbe: Sie müssen Arbeitszeiten von Minijobbern und Beschäftigten schon heute binnen sieben Tagen dokumentieren und zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG); bei Verstößen drohen Bußgelder. Zweitens Betriebe mit hoher Fluktuation oder vielen Aushilfen, bei denen Papierlisten in der Praxis lückenhaft werden. Preislich ist die App für kleine Teams kein Hindernis: Zehn Beschäftigte kosten bei Aplano im Core-Tarif 5 € im Monat, mit Zeiterfassung im Pro-Tarif 45 €. Wer zunächst mit einer Tabelle starten will, findet in unserem Excel-Ratgeber eine kostenlose Vorlage samt rechtlicher Einordnung.

Mobile Arbeitszeiterfassung mit GPS und Geofencing

Für die Praxis gelten drei Regeln. Erstens Transparenz: Beschäftigte müssen vor der Einführung wissen, wann und wozu der Standort erfasst wird; eine spätere Zweckänderung – etwa Pausenkontrolle aus Standortdaten – ist unzulässig. Zweitens Freiwilligkeit beim Gerät: Niemand muss die App auf dem privaten Handy installieren; der Arbeitgeber stellt dann eine Alternative wie ein Tablet-Terminal, ein Dienstgerät oder die Weberfassung bereit. Drittens Mitbestimmung: Mit Betriebsrat gehört die Standorterfassung zwingend in eine Betriebsvereinbarung. Richtig umgesetzt ist Geofencing ein Gewinn für beide Seiten, weil Stempelfehler an falschen Orten entfallen und Diskussionen über Anwesenheit gar nicht erst entstehen (Einordnungen: blink.de, anwalt.de).

Arbeitszeitkonto führen: Überstunden und Gleitzeit im Griff

Wichtig für Arbeitgeber: Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz muss jede über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ohnehin aufgezeichnet werden – ein sauber geführtes Konto erfüllt diese Pflicht nebenbei. Digitale Konten zeigen Beschäftigten ihren Saldo in Echtzeit, was Streit über Überstunden vermeidet: Die Zahl steht fest, bevor sie strittig werden kann. Achten Sie bei der App-Auswahl darauf, dass Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit hinterlegt werden können und der Saldo in die Auswertungen für die Lohnabrechnung einfließt. Die gesetzlichen Grundlagen erklärt unsere Seite zum Arbeitszeitgesetz, die Begriffe das Glossar.

Häufige Fehler bei der Einführung – und wie Sie sie vermeiden

Die Einführung scheitert selten an der Technik, sondern an Kommunikation und Prozess. Die fünf häufigsten Fehler aus der Beratungspraxis:

1. Das „Warum" fehlt: 41 % der Unternehmen berichten laut Bitkom von Kontrollempfinden der Mitarbeiter. Erklären Sie vor dem Start, dass die Erfassung Überstunden nachweisbar macht und faire Abrechnung sichert.
2. Betriebsrat zu spät eingebunden: Ohne Zustimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG darf das System nicht eingeführt werden. Den Betriebsrat schon bei der Tool-Auswahl beteiligen.
3. Datenschutz vernachlässigt: Fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Mitarbeiterinformation oder überschießendes GPS-Tracking gefährden das Projekt rechtlich.
4. Zu komplexes Tool: Dauert das Stempeln länger als ein paar Sekunden, sinkt die Akzeptanz rapide. Benutzerfreundlichkeit ist das wichtigste Auswahlkriterium.
5. Kein Pilotbetrieb: Erst mit einem kleinen Team testen, Korrekturprozesse (vergessene Stempelungen, Dienstgänge, Homeoffice) definieren, dann ausrollen.

Vertiefend: quality.de und absence.io zur Einführung digitaler Zeiterfassung.