Überstunden richtig erfassen, ausgleichen und auszahlen

Kaum ein Thema landet so oft vor dem Arbeitsgericht wie Überstunden – und kaum eines lässt sich so einfach entschärfen: durch saubere Erfassung. Denn ob Mehrarbeit angeordnet, geduldet oder freiwillig geleistet wurde, lässt sich Monate später nur klären, wenn Beginn, Ende und Dauer dokumentiert sind. Dieser Beitrag erklärt die gesetzlichen Grenzen, die korrekte Erfassung und die beiden Wege des Ausgleichs.

Überstunden oder Mehrarbeit? Der Unterschied

Die Begriffe werden im Alltag vermischt, meinen aber Verschiedenes: Überstunden überschreiten die einzelvertraglich oder tariflich vereinbarte Arbeitszeit – etwa die 40-Stunden-Woche aus dem Arbeitsvertrag. Mehrarbeit bezeichnet im engeren Sinn die Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit des Arbeitszeitgesetzes. Für die Praxis wichtig: Beide sind zu erfassen. Ob und wie Überstunden vergütet oder in Freizeit ausgeglichen werden, regeln dagegen Arbeits- oder Tarifvertrag – das Arbeitszeitgesetz selbst trifft dazu keine Aussage, mit einer Ausnahme: Für Nachtarbeit schreibt § 6 Abs. 5 ArbZG einen angemessenen Zuschlag oder bezahlte freie Tage vor.

Die gesetzlichen Leitplanken

Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 – derzeit ein Entwurf in der Verbändeanhörung, kein geltendes Gesetz – würde den Ausgleichszeitraum von sechs auf vier Monate verkürzen. Damit müsste Mehrarbeit schneller ausgeglichen werden; ohne fortlaufend geführtes Konto wäre dieser gleitende Durchschnitt kaum nachweisbar. Alle Einzelheiten der Reform behandelt unser Beitrag zum Referentenentwurf 2026.

Das Arbeitszeitkonto: So funktioniert der Ausgleich

Ein Arbeitszeitkonto stellt geleistete Ist-Stunden der vertraglichen Soll-Arbeitszeit gegenüber und verbucht die Differenz als Plus- oder Minusstunden. Der Ausgleich läuft dann über zwei Wege: Freizeitausgleich – angesparte Stunden werden durch freie Zeit abgebaut – oder Auszahlung nach den Regeln des Arbeits- oder Tarifvertrags. Digitale Systeme führen das Konto automatisch aus den gestempelten Zeiten und zeigen Beschäftigten ihren Saldo in Echtzeit; hinterlegte Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit fließen in die Auswertung für die Lohnabrechnung ein. Das vermeidet den klassischen Streit am Monatsende, weil die Zahl feststeht, bevor sie strittig werden kann. Die rechtlichen Rahmenwerte erklärt unsere Seite zum Arbeitszeitgesetz.

Überstunden mit Excel berechnen – und wo die Tabelle endet

Für kleine Teams lässt sich die Mehrarbeit zunächst per Tabelle ausweisen: Die Formel =MAX(0;E2-8) zeigt je Arbeitstag nur die über acht Stunden hinausgehende Zeit – genau die Größe, die § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet sehen will. Ihre Grenze erreicht die Tabelle beim gleitenden Ausgleich: Ob der Sechs-Monats-Durchschnitt von acht Stunden werktäglich eingehalten wird, müsste fortlaufend über wechselnde Zeiträume gerechnet werden – in der Praxis eine häufige Fehlerquelle. Wie weit Excel trägt und wann der Umstieg sinnvoll ist, zeigt unser Excel-Ratgeber.

Drei typische Fehler bei der Überstunden-Erfassung

1. Nur „runde" Zeiten notieren: Pauschale Wochenwerte oder geschätzte Nachträge erfüllen die Anforderungen nicht – der EuGH verlangt ein objektives und verlässliches System, erfasst werden Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag.
2. Minusstunden ignorieren: Ein Konto funktioniert nur, wenn auch kürzere Tage verbucht werden. Sonst wächst der Saldo einseitig und verliert als Nachweis an Glaubwürdigkeit.
3. Kein Korrekturprozess: Vergessene Stempelungen sind Alltag. Nachträge müssen möglich sein, aber nachvollziehbar – mit Datum, Bearbeiter und Freigabe. Papierlisten leisten das kaum, Apps protokollieren automatisch.

Weiterlesen im Blog: Pausen und Ruhezeiten: Was das ArbZG konkret verlangt