Arbeitszeit ändern: Was darf der Arbeitgeber einseitig festlegen – und wann braucht er Zustimmung, Betriebsrat oder Änderungskündigung?

Neue Öffnungszeiten, eine zusätzliche Spätschicht, ein Kunde, der früher beliefert werden will: Betriebe müssen Arbeitszeiten immer wieder anpassen. Beschäftigte haben dagegen ihren Alltag auf die bisherigen Zeiten eingestellt – Kinderbetreuung, Pendelverbindung, Zweitjob. Ob der Arbeitgeber eine Änderung einfach anordnen darf, hängt fast immer an einer Unterscheidung, die im Alltag oft verwischt: Geht es um die Lage der Arbeitszeit oder um ihre Dauer? Dieser Beitrag ordnet beide Fälle ein, zeigt die Grenzen des Weisungsrechts, die Rolle des Betriebsrats und der Änderungskündigung und erklärt, wie eine Änderung in der Zeiterfassung sauber dokumentiert wird. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Lage oder Dauer: die entscheidende Unterscheidung

Dauer der Arbeitszeit meint den Umfang: 40, 30 oder 20 Stunden pro Woche. Sie bestimmt zugleich die Vergütung und ist damit Teil des Austauschverhältnisses von Arbeit und Lohn. In dieses Gleichgewicht kann der Arbeitgeber nicht einseitig eingreifen. Wer aus einer Vollzeitstelle eine 30-Stunden-Stelle machen oder umgekehrt eine Teilzeitkraft dauerhaft auf 35 Stunden heben will, braucht die Zustimmung des Beschäftigten oder eine Änderungskündigung.

Lage der Arbeitszeit meint die zeitliche Verteilung: wann der Arbeitstag beginnt und endet, an welchen Wochentagen gearbeitet wird, ob Früh-, Spät- oder Nachtschicht. Die Lage gehört grundsätzlich zum Weisungsrecht. Der Arbeitgeber darf sie festlegen und ändern, solange er die Grenzen einhält, die der folgende Abschnitt beschreibt.

Zwischen beiden Kategorien liegen Grauzonen. Überstunden verändern für einen bestimmten Zeitraum die Dauer und sind deshalb nur mit einer Grundlage in Vertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung anordnungsfähig; ohne sie bleibt nur der echte Notfall, in dem die Rücksichtnahmepflicht eine kurzfristige Mehrarbeit verlangen kann. Kurzarbeit verringert die Dauer und braucht ebenfalls eine eigene Rechtsgrundlage. Welche Arbeitszeitmodelle es gibt und wie sich Lage und Umfang dort jeweils verteilen, zeigt der Beitrag Arbeitszeitmodelle im Überblick.

Das Direktionsrecht nach § 106 GewO

§ 106 Satz 1 GewO erlaubt dem Arbeitgeber, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher zu bestimmen – allerdings nur, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrags oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. „Zeit der Arbeitsleistung“ ist die Lage, nicht der Umfang. Das Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 23. September 2004 – 6 AZR 567/03 – bestätigt: Der Arbeitgeber darf die zeitliche Lage der Arbeit grundsätzlich einseitig bestimmen, wenn Vertrag und Kollektivregelungen dafür Raum lassen.

Daraus ergibt sich eine Prüfreihenfolge, die jede Änderung durchlaufen muss:

1. Gesetz: Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeit, elf Stunden Ruhezeit, Pausen, Sonn- und Feiertagsruhe), Mutterschutz- und Jugendarbeitsschutzgesetz, § 12 TzBfG bei Arbeit auf Abruf.
2. Tarifvertrag: Viele Tarifverträge regeln Rahmenzeiten, Schichtsysteme und Ankündigungsfristen für Dienstpläne.
3. Betriebsvereinbarung: Häufig gibt es Regelungen zu Gleitzeit, Schichtmodellen oder Dienstplanfristen.
4. Arbeitsvertrag: Ist eine bestimmte Lage vereinbart, scheidet das Weisungsrecht insoweit aus.
5. Billiges Ermessen: Erst im verbleibenden Spielraum findet die eigentliche Interessenabwägung statt.

Billiges Ermessen: Was bei der Abwägung zählt

Billiges Ermessen bedeutet, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Umstände des Falls abwägt und die beiderseitigen Interessen angemessen berücksichtigt (§ 106 GewO, § 315 BGB). Auf Arbeitgeberseite zählen betriebliche Gründe wie geänderte Öffnungszeiten, Kundenanforderungen, Auslastung oder Personalengpässe. Auf Beschäftigtenseite zählen insbesondere familiäre Pflichten wie Kinderbetreuung und Pflege, gesundheitliche Einschränkungen, Behinderungen (auf die § 106 Satz 3 GewO ausdrücklich Rücksicht verlangt), Pendelwege mit festen Verbindungen und die Frage, wie lange die bisherige Regelung schon bestand.

Zwei Entscheidungen zeigen die Spannweite. Im Fall 6 AZR 567/03 sollte eine Altenpflegerin nach dem Erziehungsurlaub Nachtwachen im Zwei-Tage- statt im bisherigen Sieben-Tage-Rhythmus leisten; ihr Ehemann hatte nachts Rufbereitschaft im Sieben-Tage-Rhythmus. Das BAG hielt die Festlegung trotzdem für billig: Frei war nur ein Arbeitsplatz im Zwei-Tage-Rhythmus, niemand wollte tauschen, und eine Zwangsversetzung anderer hätte deren berechtigte Belange verletzt. Familiäre Interessen müssen also ernsthaft geprüft werden, setzen sich aber nicht automatisch durch.

Anders lag es im Urteil vom 9. April 2014 – 10 AZR 637/13. Eine Krankenschwester durfte aus gesundheitlichen Gründen keine Nachtschichten mehr leisten. Das BAG stellte fest, dass der Arbeitgeber bei der Schichteinteilung auf diese Einschränkung Rücksicht nehmen und sie ohne Nachtdienste einsetzen musste; arbeitsunfähig war sie deswegen nicht. Das Weisungsrecht verpflichtet also auch dazu, vorhandene Spielräume zugunsten der Beschäftigten zu nutzen.

Die Ankündigungsfrist ist Teil der Abwägung. Außerhalb von § 12 TzBfG und § 8 Abs. 5 TzBfG schreibt das Gesetz keine allgemeine Frist vor. Eine Änderung „ab morgen“ wird aber nur in Ausnahmefällen billigem Ermessen entsprechen; je einschneidender die Änderung für die private Lebensführung ist, desto mehr Vorlauf ist angemessen. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen legen dafür oft konkrete Fristen fest.

Wenn die Weisung unbillig ist

Lange war umstritten, ob Beschäftigte eine unbillige Weisung zunächst befolgen müssen, bis ein Gericht über sie entschieden hat. Das Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 18. Oktober 2017 – 10 AZR 330/16 – verneint: Eine Weisung, die die Grenzen billigen Ermessens nicht wahrt, ist auch nicht vorläufig verbindlich. Zuvor hatte der Fünfte Senat auf Anfrage erklärt, an seiner gegenteiligen Auffassung nicht festzuhalten.

In der Praxis bleibt das Risiko trotzdem beim Beschäftigten: Wer eine Weisung nicht befolgt und sich in der Bewertung irrt, riskiert Abmahnung und Lohnverlust. Gerichte prüfen nach § 315 Abs. 3 BGB, ob die Leistungsbestimmung der Billigkeit entspricht. Der sichere Weg ist deshalb das Gespräch, die schriftliche Bitte um Begründung und bei Streit die gerichtliche Klärung – wer nicht folgen will, sollte sich vorher arbeitsrechtlich beraten lassen.

Grenzen durch Arbeitsvertrag und Tarifvertrag

Steht im Arbeitsvertrag eine bestimmte Lage – etwa „montags bis freitags von 8 bis 12 Uhr“ –, ist diese Lage Vertragsinhalt. Mit Urteil vom 17. Juli 2007 – 9 AZR 819/06 – hat das BAG klargestellt, dass das Weisungsrecht entfällt, wenn die Lage der täglichen Arbeitszeit vertraglich vereinbart ist. Im entschiedenen Fall genügte dafür ein Angebotsschreiben für eine Halbtagsstelle von 8 bis 12 Uhr, das die Beschäftigte durch Arbeitsaufnahme angenommen hatte. Eine Änderung ist dann nur einvernehmlich oder per Änderungskündigung möglich.

Umgekehrt enthalten viele Verträge ausdrückliche Vorbehalte wie „Lage und Verteilung der Arbeitszeit richten sich nach den betrieblichen Erfordernissen“. Solche Klauseln bestätigen das Weisungsrecht, erweitern es aber nicht über das billige Ermessen hinaus. Dass jemand jahrelang zu denselben Zeiten gearbeitet hat, verwandelt die Lage für sich genommen noch nicht in einen Vertragsbestandteil; dafür müssen besondere Umstände hinzukommen, aus denen sich ein Bindungswille des Arbeitgebers ergibt.

Vertragsklauseln, die dem Arbeitgeber erlauben, auch den Umfang der Arbeitszeit flexibel abzurufen, unterliegen der AGB-Kontrolle nach § 307 BGB. Nach dem Urteil vom 7. Dezember 2005 – 5 AZR 535/04 – darf die einseitig abrufbare Zusatzarbeit nicht mehr als 25 Prozent der vereinbarten wöchentlichen Mindestarbeitszeit betragen; bei einer vereinbarten Höchstarbeitszeit darf die Unterschreitung höchstens 20 Prozent betragen. Diese Grenzen stehen seit 2019 in § 12 Abs. 2 TzBfG.

Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG

Wo ein Betriebsrat besteht, ist das Weisungsrecht bei der Lage der Arbeitszeit erheblich eingeschränkt. Nach § 87 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, mitzubestimmen über

• Nr. 2: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage,
• Nr. 3: die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit – also insbesondere Überstunden und Kurzarbeit.

Das betrifft Schichtmodelle, Dienstpläne, Gleitzeitrahmen und die Anordnung von Mehrarbeit für Gruppen von Beschäftigten. Mitbestimmungspflichtig sind Maßnahmen mit kollektivem Bezug; eine Absprache, die allein auf den persönlichen Wunsch eines einzelnen Beschäftigten zurückgeht, fällt in der Regel nicht darunter. Ändert der Arbeitgeber eine mitbestimmungspflichtige Arbeitszeitregelung ohne Beteiligung des Betriebsrats, ist die Maßnahme gegenüber den Beschäftigten nach herrschender Auffassung unwirksam; der Betriebsrat kann Unterlassung verlangen. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Bei der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung greift zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wie Betriebsvereinbarungen zur Zeiterfassung aufgebaut sind, beschreibt der Beitrag Betriebsrat und Zeiterfassung.

Die Änderungskündigung nach § 2 KSchG

Will der Arbeitgeber etwas ändern, das außerhalb seines Weisungsrechts liegt – die Wochenstunden, eine vertraglich fixierte Lage –, und stimmt der Beschäftigte nicht zu, bleibt nur die Änderungskündigung. Dabei kündigt der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis und bietet zugleich die Fortsetzung zu geänderten Bedingungen an. Der Beschäftigte hat drei Möglichkeiten:

• Annahme: Das Arbeitsverhältnis läuft nach Ablauf der Kündigungsfrist zu den neuen Bedingungen weiter.
• Ablehnung: Es bleibt bei der Kündigung; der Beschäftigte kann Kündigungsschutzklage erheben und riskiert, den Arbeitsplatz zu verlieren.
• Annahme unter Vorbehalt: Nach § 2 KSchG kann er das Angebot unter dem Vorbehalt annehmen, dass die Änderung nicht sozial ungerechtfertigt ist. Den Vorbehalt muss er innerhalb der Kündigungsfrist, spätestens innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung erklären. Die Änderungsschutzklage ist ebenfalls innerhalb von drei Wochen zu erheben (§ 4 Satz 2 KSchG).

Im Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes muss die Änderung sozial gerechtfertigt sein, etwa aus dringenden betrieblichen Gründen, und der Arbeitgeber muss sich auf die Änderungen beschränken, die der Beschäftigte billigerweise hinnehmen muss. Ein Betriebsrat ist vor jeder Kündigung nach § 102 BetrVG anzuhören. Die Änderungskündigung ist damit aufwendig und riskant – in der Praxis ist ein einvernehmlicher Änderungsvertrag fast immer der bessere Weg.

Arbeit auf Abruf: vier Tage Vorlauf

Für Beschäftigte mit Arbeit auf Abruf gilt eine besondere Regel: Nach § 12 Abs. 3 TzBfG muss der Arbeitgeber einen Zeitrahmen aus Referenzstunden und Referenztagen festlegen, und der Beschäftigte ist nur zur Arbeit verpflichtet, wenn ihm die Lage seiner Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird und der Einsatz in diesen Zeitrahmen fällt. Ein kurzfristiger Abruf am Vortag kann also abgelehnt werden, ohne dass daraus eine Pflichtverletzung entsteht. Ist keine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, gelten 20 Stunden als vereinbart; ist keine tägliche festgelegt, sind jeweils mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden in Anspruch zu nehmen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG.

Teilzeit: besonderer Schutz der vereinbarten Verteilung

Hat ein Beschäftigter nach § 8 TzBfG Teilzeit beantragt und wurde dabei auch die Verteilung der Arbeitszeit festgelegt – durch Einigung oder durch die gesetzliche Fiktion bei verspäteter Antwort –, darf der Arbeitgeber diese Verteilung nach § 8 Abs. 5 Satz 4 TzBfG nur ändern, wenn das betriebliche Interesse daran das Interesse des Beschäftigten an der Beibehaltung erheblich überwiegt, und er muss die Änderung spätestens einen Monat vorher ankündigen. Das ist eine deutlich höhere Hürde als das allgemeine billige Ermessen. Nach dem bereits genannten Urteil 9 AZR 819/06 gilt dieses einseitige Änderungsrecht nur für Verteilungen, die im Verfahren nach § 8 TzBfG festgelegt wurden; ist die Lage sonst vertraglich vereinbart, hilft dem Arbeitgeber die Vorschrift nicht.

Für die Dauer gilt: Eine Teilzeitkraft muss eine dauerhafte Aufstockung nicht hinnehmen; umgekehrt kann sie nach § 9 TzBfG bei freien Stellen bevorzugt berücksichtigt werden, wenn sie selbst länger arbeiten möchte. Wer Teilzeit nur für einen festen Zeitraum vereinbart, kehrt bei der Brückenteilzeit nach § 9a TzBfG automatisch zur ursprünglichen Arbeitszeit zurück – auch das kann der Arbeitgeber nicht einseitig verschieben.

Die Änderung in der Zeiterfassung dokumentieren

Eine Änderung der Arbeitszeit ist erst dann sauber umgesetzt, wenn sie sich in den Daten wiederfindet. Drei Ebenen sind zu unterscheiden.

Der Nachweis nach dem Nachweisgesetz. Seit der Reform 2022 muss die Niederschrift nach § 2 Abs. 1 NachwG unter anderem die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen enthalten, bei Arbeit auf Abruf außerdem Zeitrahmen und Ankündigungsfrist. Ändern sich diese wesentlichen Vertragsbedingungen, ist die Änderung nach § 3 NachwG spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam wird – es sei denn, sie beruht auf Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Das Soll-Modell in der Zeiterfassung. Ändert sich die Dauer, muss das Arbeitszeitmodell mit einem Gültigkeitsdatum umgestellt werden, damit Stundenkonto, Überstunden und Urlaubsansprüche ab dem Stichtag richtig rechnen und die Vergangenheit unverändert bleibt. Ein häufiger Fehler ist, das neue Wochensoll rückwirkend auf den ganzen Monat anzuwenden – dann entstehen Plus- oder Minusstunden, die es nie gab. Wie das Stundenkonto korrekt geführt wird, beschreibt der Beitrag Überstunden richtig erfassen.

Der Dienstplan als Beleg der Lage. Bei Änderungen der Lage ist der veröffentlichte Dienstplan das zentrale Dokument. Wer nachweisen will, dass eine Änderung rechtzeitig angekündigt wurde – vier Tage bei Abrufarbeit, ein Monat nach § 8 Abs. 5 TzBfG oder die Frist aus der Betriebsvereinbarung –, braucht einen Zeitstempel der Veröffentlichung und ein Änderungsprotokoll, das festhält, wer wann welche Schicht verschoben hat. Zusammen mit der seit dem Beschluss des BAG vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – geltenden Pflicht, Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen, entsteht so ein lückenloser Abgleich von geplanter und tatsächlicher Zeit. Hintergründe zur Erfassungspflicht stehen im Ratgeber Pflicht zur Zeiterfassung.

Praxis-Checkliste für Arbeitgeber

1. Einordnen: Geht es um die Lage oder um die Dauer? Bei der Dauer ist der Weg über das Weisungsrecht verschlossen.
2. Rahmen prüfen: Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen auf festgelegte Zeiten, Schichtsysteme und Ankündigungsfristen durchsehen.
3. Betriebsrat beteiligen: Bei kollektiven Änderungen von Beginn, Ende, Verteilung oder bei Mehrarbeit vor der Umsetzung Einigung herstellen.
4. Interessen abfragen: Betroffene anhören, Betreuungs-, Pflege- und Gesundheitsgründe dokumentieren und Alternativen prüfen – etwa einen Tausch mit Freiwilligen.
5. Vorlauf geben: Die Änderung so früh wie möglich ankündigen; gesetzliche Mindestfristen (vier Tage, ein Monat) einhalten.
6. Schriftlich festhalten: Bei Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen die Mitteilung nach § 3 NachwG erstellen, bei der Dauer einen Änderungsvertrag schließen.
7. System umstellen: Soll-Arbeitszeit mit Stichtag ändern, Dienstplan veröffentlichen und das Änderungsprotokoll aufbewahren.

Weiterlesen im Blog: Arbeit auf Abruf: Regeln nach § 12 TzBfG · Brückenteilzeit nach § 9a TzBfG · Betriebsrat und Zeiterfassung